Een portaal bouwen van
A tot Z

“wij maken dit proces inzichtelijk
voor klanten en onze medewerkers."

Een portaal bouwen kan een onvoorspelbaar proces worden wanneer je dit niet volgens de juiste aanpak doet. Iedereen die ervaring heeft met de ontwikkeling van software, weet namelijk dat het eindproduct er anders uit zal zien dan men voorafgaand voor ogen heeft. Tijdens de bouw ontstaan er nieuwe inzichten waar je rekening mee wilt houden. Het is van belang dit proces inzichtelijk te maken voor klanten en onze medewerkers. Hoe? Door middel van budget based werken. Je leest er alles over in dit blog.

Stap 1: Budget based portaal bouwen

Veel software-ontwikkelaars bevriezen afspraken met hun klant aan het begin van het proces. Klanten denken hierdoor te weten waar ze aan toe zijn, maar het nadeel is dat wanneer van de vooraf bepaalde aanpak moet worden afgeweken, de kosten veel hoger zullen uitvallen dan berekend en de kwaliteit van uw product veel lager! Daarom schatten wij eerst aan de hand van de behoeften en eisen van een klant de omvang in uren van een bouwproces van een portaal in. Deze uren rekenen we om naar een budget. Tijdens de bouw is het resterende budget continu inzichtelijk voor zowel onze klant als ons ontwikkelteam, via een gedeeld online dashboard.

Bij ieder onderdeel dat gebouwd moet worden, maken wij keuzes op basis van dit dashboard om zo overschrijding van het geraamde budget te voorkomen. Deze transparante werkwijze is kenmerkend voor Second Company en wordt door onze klanten erg gewaardeerd.

Stap 2: Portaal-ontwerp naar gebruikerservaring

Wanneer we het budget hebben bepaald begint het ontwerpproces, gebaseerd op gebruikerservaring. Dit is een heel belangrijk onderdeel van de bouw van een portaal, want als gebruikers uiteindelijk niet snappen waar ze hun informatie kunnen vinden, zullen ze het portaal niet (goed) gebruiken. Ze pakken vervolgens alsnog de telefoon (waardoor personeel nodig is/blijft) of haken zelfs helemaal af. Naast stijl en vormgeving is daarom met name het plaatsen van elementen op een logische plek cruciaal. Als de klant zelf geen UX’ers heeft (mensen die gebruikerservaring in kaart brengen), dan hebben wij die voor de klant. Samen met de UX’er en de klant ontwikkelen we vervolgens een wireframe; het model van hoe de website eruit moet komen te zien. Tijdens het ontwikkelen kan hier nog verandering in komen, maar zo hebben we in ieder geval een goed onderbouwd ontwerp liggen. Deze fase is met name aan het begin van het proces belangrijk, dus dit kan altijd tegen een vaste prijs.

Stap 3: Portaal-ontwikkeling met scrum

Na de ontwerpfase beginnen we met de daadwerkelijke bouw van de portaal. Dit wordt gedaan door één van onze ontwikkelteams in China. Naast Chinese ontwikkelaars is er altijd een Nederlandse ‘lead’ onderdeel van het team op locatie in China. Hij of zij is het aanspreekpunt van het ontwikkelteam en zorgt onder andere voor kwaliteitscontrole en budgetbeheersing.

De ontwikkelfase verloopt volgens het scrummodel: vanaf de start van de bouw leveren we elke twee weken (sprint) een nieuwe release op aan de klant van de tot dusver ontwikkelde software. Ontwikkelde software kan dus al na twee weken getest worden en de eventuele nieuwe inzichten die dat oplevert kunnen direct meegenomen worden in de volgende sprints.

Binnen de klantorganisatie is er een eindverantwoordelijke: de product owner. Hij of zij kijkt in hoeverre het opgeleverde resultaat aansluit bij de verwachtingen. Dit kan (dus) nieuwe inzichten geven die ontwikkeld moeten worden. De product owner kiest vervolgens de belangrijkste onderdelen waarmee ons team in China tijdens de eerstvolgende sprint aan de slag gaat.

Tussentijds, meestal om de dag, heeft de product owner contact met de Nederlandse lead om afstemming te vinden over de integratie van het opgeleverde onderdeel van de portaal in het bedrijf.

Via het online dashboard kan in de gaten worden gehouden hoeveel uur er na een sprint nog over is. Aan de hand hiervan wordt soms een tijdrovende oplossing ontweken om binnen het budget te blijven.

We streven ernaar om alles klaar te hebben bij de eennalaatste sprint. De laatste sprint staat namelijk bij voorkeur in teken van kleine dingen zoals styling, het verhelpen van bugs en het rechttrekken van dingen die verkeerd zijn gegaan. Zo leveren we een kwalitatief eindproduct op, (soms ruim) binnen budget die vanaf de oplevering in productie kan bij de klant.

Stap 4: Nazorg portaal door standby service

Op het moment dat de software staat zal er, zeker in het begin, nog af en toe onderhoud nodig zijn. We spreken hiervoor met de klant een aantal service-uren per maand af. Voor deze uren staan medewerkers standby. Zo kunnen we in geval van problemen of calamiteiten service bieden, zonder nieuwe contractuele afspraken te hoeven maken. Als er niks gedaan hoeft te worden, dan worden er ook geen kosten in rekening gebracht. Op het moment dat het systeem volledig soepel draait, wat in verloop van de tijd steeds beter zal gaan, zullen er bijna geen onderhoudskosten meer zijn. Kleinschalige nieuwe inzichten en elementen kunnen we dan eventueel in de service-tijd implementeren.

Een portaal is...

De definitie van een portaal is heel breed. Bij Second Company wordt het kort geformuleerd als ‘alles achter de inlog’. Steeds meer bedrijven zien het nut van het online beschikbaar maken van hun backoffice en support systemen voor eindgebruikers en medewerkers. Via een portaal kunnen diverse handelingen worden uitgevoerd door klanten, personeel of consumenten, zonder tussenkomst van medewerkers. Dit bespaart personeelskosten, is minder foutgevoelig en geeft 24/7 dienstverlening en beschikbaarheid. Na inloggen hebben verschillende gebruikersgroepen via het portaal toegang tot de diensten die voor hen bedoeld zijn. Van het simpelweg invoeren of aanpassen van persoonsgegevens en het onderhouden van klantcontact en communities tot officiële handelingen zoals betalen en contracten afsluiten. De eisen, voorwaarden en mogelijkheden op dit gebied verschillen per bedrijf, maar feit is dat er steeds meer kan.

Sebastiaan Herman, 20-02-2017
Neem contact op!

Heeft uw vragen of vraag nu direct een offerte aan!

/content/technology/logo-angular-progressive.png
/content/technology/logo-dotnet-progressive.png
/content/technology/logo-nodejs-progressive.png
/content/technology/logo-sap-progressive.png
/content/technology/logo-vue-progressive.png
/content/technology/logo_microsoft-progressive.png